외국에 보낼 문서 공증 받는 방법 및 아포스티유 협약

안녕하세요? 트위티 파파입니다.

얼마전에 기존 일하던 팀에서 회계팀으로 이동을 했는데 오자마자 새로운 업무를 접하게 되어서 관련 내용을 정리해보려고 합니다. 저는 건설회사에 다니고 있는데 외국의 발주처나 정부에 문서를 보내야 하는 경우가 많습니다. 이렇게 우리나라에서 작성된 공문서나 회사에서 만든 사문서를 외국에 보낼 때 공증이 필요한 경우가 있는데 공증이 무엇인지 알아보고 공증 받는 방법과 공증 없이 문서를 보낼 수 있는 협약인 아포스티유 협약에 대해서 알아보겠습니다. 보통 학교 성적 증명서나 회사의 감사 자료 등과 같이 틀림이 없어야 하는 문서들에 대해서 공증 과정을 거쳐 외국으로 보내곤 하는데 해외 관련 업무 하시는 분들은 아래 내용 참고하셔서 공증에 대해서 이해해보시면 좋을 것 같습니다.

 

공증의 정의와 종류

공증이란 넓은 의미로 어떠한 사실 관계나 법률 관계를 공적으로 증명해주는 것으로 공정증서를 공적으로 증명하여 작성해주거나 인증서로 그 문서과 확실함을 증명해주는 것이 대표적입니다. 흔히 공증이라고 하는 것은 국가로부터  임명을 받은 개인이나 지정단체(공증인)가 법이 정한 일정한 사항을 증명해주는 것으로 공정증서를 작성해주는 것을 말합니다. 일반적으로 공정증서에 대한 공증을 할 경우 별도의 재판 없이 상대방의 재산에 대한 강제집행을 할 수 있는 효력을 부여 받을 수 있습니다. 즉 공증을 받은 문서에 대해서는 법적으로 강력한 효력을 가진다고 볼 수 있습니다. 사실 국내에서의 이런 강한 효력을 가졌지만 외국으로 공문서나 사문서를 보낼 때 공증을 거치는 경우도 많은데 저도 담당했던 일은 회계 감사인으로 부터 받은 회사 관련 문서를 공증인을 통해 그 문서가 확실하다고 인증을 받아 외국으로 보내는 것이었습니다. 이렇게 여러가지 목적으로 공증을 받을 수 있는데 저는 외국에 보낼 문서에 대해서 공증을 받는 방법 위주로 설명을 드리겠습니다. 대표적으로 저와 같이 회계 관련 문서나 공문서, 번역본 등을 외국으로 보낼 때 공증 과정을 거치게 됩니다.

 

 

공증 받는 방법

우리나라에서 공증을 받는 방법은 공증 사무실을 통해 받는 방법입니다. 공증인은 임명된 공증인이나, 공증인가 법인(법무법인)을 말하는데 일반 변호사가 아닌 법적으로 임명되거나 인가 받은 경우에만 공증 업무가 가능합니다. 공증 수수료도 법적으로 정해져 있습니다. 공증 받으려고 하는 공정증서의 금액에 따라 1만원 정도 부터 300만원까지 다양하니 공증 시 공증인을 통해 수수료를 확인해 보시기 바랍니다. 공증인을 쉽게 찾을 수 있는 방법은 대사관 근처에 있는 법무법인을 찾아보시면 쉽게 공증 업무를 처리하실 수 있습니다. 저의 경우에는 회계법인을 통해 저희 회사의 비용을 외국에서 인정받기 위한 문서를 작성하였고 이를 외국 세무당국에 보내기 위한 공증을 진행했습니다. 즉 위에서 말씀드렸던 공증 업무 중 공증인이 회계법인으로 부터 작성된 문서가 확실하다고 인증을 받은 것입니다. 이렇게 공증을 받고 난 후에는 이 문서를 대사관에 제출하고 대사관에서도 한번 더 검토 후에 해당국으로 송부를 하게 됩니다.

 

아포스티유 협약이란?

사진 출처 : 위키백과

 

공증 과정을 거치다 보니 아포스티유 협약이라는 것을 알게 되었습니다. 아포스티유 협약이란 외국 공문서에 대한 인증의 요구를 폐지하는 협약으로 영어로는 Apostille Convention이라고 하며 헤이그 국제사법회의가 제안한 협약으로 1961년 10월 5일 적용되었습니다. 앞서 말씀드린 바와 같이 타국의 문서를 인증받기 위해서는 문서를 발급한 국가에서 공신력 있는 정부기관에서 공증을 받고 사용하는 국가의 재외공관(대사관)에서 다시 한번 검토를 거쳐야 합니다. 하지만 아포스티유 협약으로 인해 이 과정이 간소화 될 수 있는데 아포스티유 협약은 이러한 과정 중에서 재외공관의 확인을 받는 과정을 생략하여 외국 공문서를 인증받기 위해 거치는 까다로운 과정을 보다 편하게 만드는 것을 주 목적으로 합니다.

 

아포스티유 협약에 가입된 국가끼리는 영사 확인을 거칠 필요 없이 문서를 발급한 국가에서 아포스티유 확인서를 받으면 공문서로 인정 받을 수 있습니다. 위의 양식에 아포스티유 확인 도장을 받으면 되며 관공서에서 발급한 문서는 공문서로 인정되어 아포스티유만 부착하면 되며, 사문서의 경우 공증을 1차로 받은 후 아포스티유를 부착하면 별도의 대사관 검토 없이 효력이 발생합니다.. 다만, 아포스티유 협약을 맺은 당사국간에만 이 효력은 유효하므로 아포스티유 협약국에 대해서 잘 확인해야 합니다.

 

마치며

실무적으로 많이 필요한 공증 작업에 대해서 알아봤습니다. 특히 해외와 관련된 업무나 유학 등을 준비하시는 분들은 많이 접하실 내용인데 저도 이번에 업무를 하면서 공증과 아포스티유 협약에 대해 알아 볼 수 있어서 좋았습니다. 공증이 필요한 경우 가까운 곳의 공증 사무실을 방문하시어 수수료나 절차에 대해서 상담을 받아보시고, 외국으로 서류를 보내는 경우에는 아포스티유 협약국인지까지 확인하시어 시간과 비용을 절약하시기 바랍니다.